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特定技能ビザ ノウハウ大公開！ 〜定期届出編〜
今回は、特定技能で外国人を受け入れ後、四半期に1度企業と登録支援機関が入管に対して提出が必要な定期届出に関してです。特定技能外国人の雇用を開始したら、必須となる手続きになるため、受け入れ後のイメージも持っていただければと思います。
また、この記事では登録支援機関に支援を委託している前提で、企業側と登録支援機関側で必要な書類に関してまとめていきます。
定期届出とは
特定技能所属機関は、四半期ごとに翌四半期の初日から１４日以内に，該当する入管に必要書類を届出する必要があります。１月１日～３月３１日を「第１四半期」 ４月１日～６月３０日を「第２四半期」 ７月１日～９月３０日を「第３四半期」 １０月１日～１２月３１日を「第４四半期」
として、 決められており、会社の決算時期などとは無関係で国が設定した四半期ごとに提出が必要になります。 企業側が作成する書類がメインですが、登録支援機関に支援を委託している場合は、登録支援機関も作成が必要な書類があります。
注意点としては、特定技能外国人が特定技能の在留カードを受け取った時点から起算されるという点です。
例えば、4/1入社予定で、3/20に特定技能外国人が在留カードを受け取った場合は、第１四半期の届出が必要になります。
実態に則してないルールとは感じますが、現状はこちらのルールで運用されているため、注意が必要です。
企業側書類に関して
企業側が定期届出時に作成する書類に関してです。受入れ状況に係る届出書＜参考様式第３－６号＞
受け入れの状況を説明する書類です。参考様式通りに書いていくのですが、おすすめとしては活動日数以外などの基礎情報は特定技能外国人が入社時に埋めておいた方が後々楽になると思います。活動状況に係る届出書＜参考様式第３－８号＞
活動状況を説明する書類です。会社として、どのような手続きを行っているかなどを記載します。特定技能外国人に対する報酬の支払状況＜参考様式第３－８号（別紙）＞
報酬に関する書類です。こちらはビザの申請時に提出した特定技能外国人の報酬に関する説明書や雇用条件書と相違がないかが確認されます。 また、本人分の賃金台帳の写しと比較対象の日本人がいる場合はその対象者の賃金台帳の写しも提出が必要になります。そして、提出の締切が毎四半期終了日から14日以内のため、提出時に前月の給与計算等が完了していない場合も考えられますが、 14日以内に提出が現行のルールのため、確定していなければ、その旨を記載して提出し、確定後に追加で資料を提出という流れになります。
報酬支払証明書＜参考様式第５－７号＞
給料の支払が通貨払の時のみ提出が必要。登録支援機関側書類に関して
登録支援機関側が定期届出時に作成する書類に関してです。支援実施状況に係る届出書＜参考様式第４－３号＞
登録支援機関の支援業務に関する書類です。 特定技能ビザの申請時に提出した１号特定技能外国人支援計画書通りに実施しているかの確認になります。１号特定技能外国人支援対象者名簿＜参考様式第４－３号（別紙）＞
複数人いる場合はこちらを提出します。定期面談報告書（１号特定技能外国人用）＜参考様式第５－５号＞
四半期に一回、対面での面談が義務付けられているものです。 法律的に問題がないかなどを確認します。提出書類上はその観点のみですが、仕事上での問題や私生活も含めて様々なことをヒアリングして状況を把握するいい機会になります。定期面談報告書（監督者用）＜参考様式第５－６号＞
こちらも四半期に一回、対面での面談が義務付けられているものです。 書類上は特定技能外国人用と同じくですが、受け入れに当たっての課題やコミュニケーション等で問題がないかなど、ソフト面のヒアリングも行います。生活オリエンテーションの確認書＜参考様式第５－８号＞
初回の定期届出時のみ。こちらも特定技能ビザの申請時に提出した１号特定技能外国人支援計画書通りに実施しているかの確認になります。まとめ
今回は、特定技能外国人を受け入れ開始をしたら必須となる定期届出に関してでした。四半期が会社基準ではなく、国が決めている四半期であることや四半期終了後14日以内に提出が必要という期限が要注意ポイントです。
また、申請時に提出した雇用条件などと相違がないことはもちろんですが、賃金台帳の写しの提出が必須なことや支援計画通りに支援が行われているかが確認されるため、受け入れの前から問題のない労働条件および労働環境の整備が必須とも言えます。