ビザ・制度

特定技能ビザ ノウハウ大公開 !〜定期届出編〜

  • 特定技能ビザ ノウハウ大公開! 〜定期届出編〜
  • 定期届出とは
  • 登録支援機関としての株式会社Funtoco
  • 企業側書類に関して
  • 登録支援機関側書類に関して
  • まとめ
  • ダウンロード資料

特定技能ビザ ノウハウ大公開! 〜定期届出編〜

今回は、特定技能で外国人を受け入れ後、四半期に1度企業と登録支援機関が入管に対して提出が必要な定期届出に関してです。 弊社の登録支援機関としての支援業務は昨年8月から始まっているため、すでに3回の定期届出を行っております。 まだ少ない経験ではありますが、この経験シェアによって、特定技能ビザの申請後のイメージも持っていただければと思います。

また、この記事では登録支援機関に支援を委託している前提で、企業側と登録支援機関側で必要な書類に関してまとめていきます。


定期届出とは

特定技能所属機関は、四半期ごとに翌四半期の初日から14日以内に,該当する入管に必要書類を届出する必要があります。

1月1日~3月31日を「第1四半期」
4月1日~6月30日を「第2四半期」
7月1日~9月30日を「第3四半期」
10月1日~12月31日を「第4四半期」

として、 決められており、会社の決算時期などとは無関係で国が設定した四半期ごとに提出が必要になります。

企業側が作成する書類がメインですが、登録支援機関に支援を委託している場合は、登録支援機関も作成が必要な書類があります。

注意点としては、特定技能外国人が特定技能の在留カードを受け取った時点から起算されるという点です。 例えば、4/1入社予定で、3/20に特定技能外国人が在留カードを受け取った場合は、第1四半期の届出が必要になります。 実態に則してないルールとは感じますが、現状はこちらのルールで運用されているため、注意が必要です。


登録支援機関としての株式会社Funtoco

株式会社Funtocoは、登録支援機関として、企業が特定技能として受け入れをする際に支援をしております。 登録支援機関の役割としての詳細はまた別途記載しますが、やることとしては特定技能外国人の雇用をする受け入れ企業の支援になります。

申請人の資料に関しては、企業と協力しながら進めていくのですが、取得すべき書類に関してや作成のサポートなどは弊社で行っております。 企業様と相談してどちらが行った方が柔軟に効率的な方法で進めていきます。


企業側書類に関して

企業側が定期届出時に作成する書類に関してです。


受入れ状況に係る届出書<参考様式第3-6号>

受け入れの状況を説明する書類です。参考様式通りに書いていくのですが、おすすめとしては活動日数以外などの基礎情報は特定技能外国人が入社時に埋めておいた方が後々楽になると思います。


活動状況に係る届出書<参考様式第3-8号>

活動状況を説明する書類です。会社として、どのような手続きを行っているかなどを記載します。


特定技能外国人に対する報酬の支払状況<参考様式第3-8号(別紙)>

報酬に関する書類です。こちらはビザの申請時に提出した特定技能外国人の報酬に関する説明書や雇用条件書と相違がないかが確認されます。 また、本人分の賃金台帳の写しと比較対象の日本人がいる場合はその対象者の賃金台帳の写しも提出が必要になります。

そして、提出の締切が毎四半期終了日から14日以内のため、提出時に前月の給与計算等が完了していない場合も考えられますが、 14日以内に提出が現行のルールのため、確定していなければ、その旨を記載して提出し、確定後に追加で資料を提出という流れになります。


報酬支払証明書<参考様式第5-7号>

給料の支払が通貨払の時のみ提出が必要。


登録支援機関側書類に関して

登録支援機関側が定期届出時に作成する書類に関してです。


支援実施状況に係る届出書<参考様式第4-3号>

登録支援機関の支援業務に関する書類です。 特定技能ビザの申請時に提出した1号特定技能外国人支援計画書通りに実施しているかの確認になります。


1号特定技能外国人支援対象者名簿<参考様式第4-3号(別紙)>

複数人いる場合はこちらを提出します。


定期面談報告書(1号特定技能外国人用)<参考様式第5-5号>

四半期に一回、対面での面談が義務付けられているものです。 法律的に問題がないかなどを確認します。提出書類上はその観点のみですが、仕事上での問題や私生活も含めて様々なことをヒアリングして状況を把握するいい機会になります。


定期面談報告書(監督者用)<参考様式第5-6号>

こちらも四半期に一回、対面での面談が義務付けられているものです。 書類上は特定技能外国人用と同じくですが、受け入れに当たっての課題やコミュニケーション等で問題がないかなど、ソフト面のヒアリングも行います。


生活オリエンテーションの確認書<参考様式第5-8号>

初回の定期届出時のみ。こちらも特定技能ビザの申請時に提出した1号特定技能外国人支援計画書通りに実施しているかの確認になります。


まとめ

特定技能外国人を受け入れたら、必須の定期届出に関してでした。四半期が会社基準ではなく、国が決めている四半期であること四半期終了後14日以内に提出が必要という期限という部分が要注意ポイントです。また、申請時に提出した雇用条件などと相違がないことはもちろんですが、賃金台帳の写しの提出が必須なことや支援計画通りに支援が行われているかが確認されるため、受け入れの前から問題のない労働条件および労働環境の整備が必須とも言えます。


ダウンロード資料

今回のは定期届出の記事でしたが、以前の記事でビザ申請時に必要な書類に関しても書いており、その内容をまとめた資料を一覧でダウンロード資料としてご用意しております!
資料取得時や作成時などにご参考にしていただければと思います!
ダウンロードは下記リンクからどうぞ!

特定技能制度がいい形で少しでも進めばと思っております!