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特定技能外国人を受け入れる場合は、外国人の支援が必要です。多くの企業では登録支援機関に支援を委託する場合がほとんどですが、受け入れに慣れてきて自社支援を検討する企業もいます。
しかし、自社で特定技能外国人を支援するためには厳格な要件を満たし、多数の必要書類を整える必要があります。さまざまな面で義務的な支援も必要です。
そこで本記事では、特定技能外国人の自社支援における要件や必要書類、そして自社支援と支援委託の比較も行いながら、プロの登録支援機関が徹底解説します。
特定技能外国人に必要な義務的支援とは
特定技能外国人を雇用する場合、さまざまな面で義務的な支援が必要です。
全てを自社で支援するには少し大変に感じるかもしれませんが、一つずつ確認していきましょう。
①事前ガイダンス
在留資格に関する申請をする前に、まずは下記の説明が必要です（雇用したい外国人が理解できる言語で行う必要があります）。※対面でなく、Web通話での説明でOKです
- ・雇用契約の内容について
- ・日本で行える活動内容について
- ・入国や在留資格変更にあたって必要な手続きについて
- ・保証金徴収の有無（不利な契約となっていないかの確認）
②出入国の際の送迎
入国の際にも出国の際にも、保安検査場の前まで一緒に同行し、入場までを見届ける必要があります。③住居確保・生活に必要な契約支援
住居の契約事項にある連帯保証人になること。銀行口座等の開設、携帯電話やライフラインの契約等を案内し、手続きの補助まで行う必要があります。④生活オリエンテーション
日本のルールやマナー、公共機関の利用法や連絡先、災害時の対応等について、円滑に社会生活を営めるように説明が必要です。この時、外国人が理解できる言語で説明する必要があります。⑤公的手続き等への同行
必要に応じ、社会保障、税などの手続きの同行、書類作成の補助を行う必要があります。⑥日本語学習の機会提供
日本語教室等の入学案内、日本語を学習する教材の情報提供等を行う必要があります。現在はさまざまな日本語教育サービスが出ていますので、さほど難しくはないでしょう。⑦相談・苦情への対応
職場で困っていることや日本で生活する上での相談や苦情等について、外国人の理解できる言語での対応と、内容に応じて必要な助言や指導等が必要です。⑧日本人との交流促進
地域のお祭りを案内したり、参加の補助等を行ったり、地域住民との交流の場を案内するなど、日本の文化や風習などに触れ合う機会を作ることが支援の義務になっています。⑨転職支援（人員整理等の場合）
受け入れ企業側の都合などによって雇用契約を解除する場合、その後の転職先や求人先を探す手伝いや推薦状の作成等が必要です。求職活動を行うための失業給付・有給休暇の付与や必要な行政手続きの情報提供も必要です。※自己都合退職の場合は義務ではありません
⑩定期的な面談、行政機関への通報
企業の支援責任者が、外国人及びその上司等と、定期的に（3ヶ月に１回以上）面談し、労働基準法違反等がないか確認します。特定技能の自社支援（企業の要件）
上述の義務的支援とは別で、企業が特定技能外国人を受け入れるためには下記6点の要件を満たす必要があります。①外国人労働者の雇用実績
過去２年以内に外国人労働者の雇用、管理を適正に行った実績があること
②支援責任者・支援担当者の任命
過去2年以内に外国人労働者の生活相談業務に従事した社員を任命していること
③外国人の支援体制が適切
外国人が理解できる言語で支援できる体制が整っていること（通訳の委託でも問題ありません）
④書類の作成・管理が適切
⽀援状況に関する書類を作成し、雇⽤契約終了後も1年以上保管すること
⑤外国人の支援計画が適切
支援義務を適切に果たせる計画を立て、支援を怠らないこと
⑥機関自体が適切
5年以内に出入国・労働法令違反がないこと
過去２年以内に外国人労働者の雇用、管理を適正に行った実績があること
②支援責任者・支援担当者の任命
過去2年以内に外国人労働者の生活相談業務に従事した社員を任命していること
③外国人の支援体制が適切
外国人が理解できる言語で支援できる体制が整っていること（通訳の委託でも問題ありません）
④書類の作成・管理が適切
⽀援状況に関する書類を作成し、雇⽤契約終了後も1年以上保管すること
⑤外国人の支援計画が適切
支援義務を適切に果たせる計画を立て、支援を怠らないこと
⑥機関自体が適切
5年以内に出入国・労働法令違反がないこと
特定技能の自社支援（支援責任者・支援担当者）
特定技能外国人を自社で支援する場合は、支援責任者と支援担当者が必要になります。支援の適正性や中立性を確保するため、支援責任者・支援担当者は、特定技能外国人を監督する立場にないことが求められます。
以下は、支援責任者・支援担当者の統括範囲です。
支援責任者
支援担当者を監督する立場にある者で、次の事項を統括管理する。
- ・特定技能外国人支援計画の作成
- ・支援担当者その他支援業務に従事する職員の管理
- ・支援の進捗状況の確認
- ・支援状況の届出業務
- ・支援状況に関する帳簿の作成及び保管
- ・制度所管省庁、業務所管省庁その他関係機関との連絡調整
- ・その他支援に必要な一切の業務
支援担当者
特定技能外国人支援計画に沿った支援を行うことを任務とする者
支援責任者、支援担当者の要件
・企業の役員あるいは職員であること・登録拒否事由に該当していないこと
・過去2年以内に外国人労働者の生活相談業務に従事したことがあること
以上が、支援責任者・支援担当者の統括範囲及び主な要件です。ただし、支援責任者と支援担当者は同一人物でも可能となっています。
特定技能の自社支援で必要な書類
特定技能外国人を自社で支援する場合は、下記5点の書類提出が必要になります。
- ・支援計画の変更に係る届出書（参考様式第3-2号）
- ・新しい支援計画書（参考様式第1-17）
- ・特定技能所属機関による支援委託契約に係る届出（参考様式3-3-2）
- ・特定技能所属機関概要書（参考様式第1-11号）
- ・企業の組織図（必須ではない）
特定技能の自社支援と支援委託を比較
特定技能人材を雇用する際、企業は「自社支援」での受け入れか、登録支援機関への「支援委託」のどちらかを選ぶことができます。
それぞれの選択にはメリットとデメリットが存在し、企業の状況に応じた判断が求められます。
自社支援で受け入れるメリット
委託料がかからない
自社で支援を行う場合、登録支援機関への委託料が発生しないため、コストを抑えることができます。特定技能人材の受け入れは長期にわたるケースが多いため、このコスト削減効果は大きいです。多くの特定技能外国人を雇用できる
登録支援機関に委託しない分、自社で支援体制を整えることで、より柔軟に多くの外国人を雇用することが可能になります。優秀な人材を見極め、自社に最適なスキルや経験を持つ人材を確保できる環境が整います。外国人労働者の定着率が向上
自社支援を行うことで、企業は外国人労働者と直接のコミュニケーションをとることができます。密な関係を築くことで、外国人労働者が抱える問題や悩みに早期に対応でき、結果として職場定着率の向上が期待できます。支援業務のノウハウを蓄積
自社で支援業務を行うことで、外国人労働者の受け入れや支援に関するノウハウが蓄積され、将来的に安定した受け入れ体制が構築できます。初期の手間はかかるものの、長期的な成長を見込むことができるでしょう。自社支援で受け入れるデメリット
専門知識が必要
特定技能人材を自社で支援するには、法的手続きや在留資格に関する専門知識が必要です。企業が適切な知識を持たないまま支援業務を進めると、労務管理や法規対応に問題が生じるリスクがあります。ノウハウを得るのに時間がかかる
支援体制を整え、外国人労働者に適切な支援を提供するためには、ノウハウの蓄積に時間と労力がかかります。特に初めて外国人を受け入れる企業にとっては、スムーズに支援体制を確立するのは難しい場合があります。支援業務の負担
自社で支援を行う場合、外国人労働者に対する生活支援や行政手続きの代行など、多岐にわたる業務が発生します。これにより、社内リソースが逼迫し、本来の業務に集中できないという課題が生じることもあります。支援業務を委託するメリット
業務負担の軽減
登録支援機関に支援業務を委託することで、自社の担当者は本来の業務に集中でき、支援業務による負担を軽減することができます。特に外国人労働者の受け入れが初めての企業にとって、専門機関のサポートは大きな助けになります。専門知識を持つプロに任せられる
登録支援機関は外国人の在留手続きや労務管理に関する豊富な知識を持っており、問題が発生した際にもスムーズな対応が可能です。これにより、法的なリスクや労務問題を未然に防ぐことができるメリットがあります。支援業務を委託するデメリット
委託料の発生
登録支援機関に支援業務を委託する場合、月々の管理費やサポート費用が発生します。この費用は企業にとって大きなコスト負担となるため、長期的に支援を委託し続けることが難しい場合もあります。全業務の完全委託は難しい
支援業務を委託しても、すべての業務を外部に任せられるわけではありません。社内で対応しなければならない部分も残るため、完全に手離れできるわけではないことを理解しておく必要があります。コミュニケーション機会の減少
支援を外部に委託することで、企業と外国人労働者の直接的なコミュニケーション機会が減る傾向にあります。これにより、外国人労働者が企業内で孤立する可能性があり、結果として定着率が低下することも懸念されます。特定技能の支援委託なら登録支援機関「Funtoco」にお任せ！
特定技能外国人を自社で支援する場合は、多くの要件を満たす必要があります。特に、初めて特定技能外国人を受け入れる場合は、自社で支援するのは非常に大変です。
会社内で内製化したい場合は、初回は登録支援機関に委託して、受け入れに慣れてきてから自社支援に切り替える方法もあります。
登録支援機関である株式会社Funtocoでは、累計1,400名以上の特定技能外国人の支援を行ってきました。各種提出書類のサポートはもちろん、定期面談や定期届出の対応も可能です。
Funtocoでは、働いている外国人の方の不安や質問、さまざまな問題を素早く発見できるようしっかりと連絡を取り合い、丁寧に情報を聞き出し、企業様により長く定着できるようサポートしております。
社員の半分近くを多国籍な外国人で占めており、支援委託を受けた人材の支援を母国語で行える点も強みです。
支援委託はもちろん、特定技能外国人の新規採用でお困りの企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。